Введение

Доступность и широкое распространение компьютеров вызвало бурное развитие информационных систем. Если в не таком далеком прошлом иметь компьютер позволяли себе только крупные научно-исследовательские центры, которые использовали их, как правило, для выполнения инженерных расчетов, то теперь наиболее востребованными стали системы оперативной обработки информации, системы автоматизации документооборота и аналитические системы принятия решений. Невозможно представить себе деятельность коммерческих фирм, банков, научных и производственных предприятий без компьютерного учета информации, реализованного с помощью той или иной системы управления базами данных (СУБД).

Лидерами на рынке СУБД являются реляционные системы, к числу которых относится и Access, продукт компании Microsoft, входящий в пакет программ Microsoft Office. После выпуска каждая новая версия этой СУБД неизменно становится лучшим продуктом года в категории так называемых персональных СУБД по данным опроса независимых экспертов. Такие СУБД сочетают в себе как естественные функции, которые заключаются в управлении структурами хранения, обеспечении доступа к данным и поддержке их целостности, так и средства визуального программирования, характерные для языков 4GL. Это, а также относительная простота работы и изучения, обусловило широкое распространение Access и определило выбор именно этой СУБД для ее включения в учебные планы широкого спектра специальностей ВУЗов.

Однако эта простота вовсе не означает, что Access может использоваться только в учебных целях. На базе Access может быть реализована информационная система, работающая в архитектуре клиент - файловый сервер, чего может оказаться вполне достаточным для

относительно небольших компаний в среднем и малом бизнесе. Такая система не требует постоянного администрирования, что минимизирует затраты на ее эксплуатацию. Истинно реляционный характер этой СУБД, заключающийся в декларативной поддержке целостности данных, транзакционном управлении, поддержке языка SQL для создания структур хранения и манипуляции данными, позволяет относительно просто выполнить "укрупнение" системы до архитектуры клиент - сервер, в которой Access может играть роль клиента, взаимодействующего с сервером баз данных (например, MS SQL Server). Средства "укрупнения" непосредственно встроены в Access, что позволяет буквально с помощью нескольких щелчков мышью перенести таблицы с данными на SQL Server при полном сохранении функциональности имеющегося приложения.

Имеется достаточно большое количество литературы по MS Access. Как правило, это весьма объемные фолианты, рассчитанные на самостоятельное изучение и претендующие на полный охват всех возможностей программы. В настоящем пособии предлагается иной подход к изучению данной СУБД.

Этот подход состоит в создании конкретного приложения для работы с базой данных в среде MS Access, начиная с проектирования таблиц и заканчивая разработкой деталей интерфейса. В процессе построения приложения и изучается необходимый для этого материал. При этом основной упор делается на объяснение того, зачем создается та или иная функциональность, а потом выбираются подходящие средства для ее реализации. Вне внимания не остаются основополагающие принципы реляционной теории, свойства объектов базы данных и методы работы с ними, а также средства визуальной разработки интерфейса приложения. В результате у читателя должно сложиться цельное и ясное представление о назначении СУБД и возможностях данной программы, которое послужит базой для дальнейшего углубленного изучения и достижения профессионального уровня.

По этой же причине количество используемого кода (на языке VBA – Visual Basic for Applications) минимально, что, по мнению авторов, должно облегчить понимание материала неподготовленному читателю.

Некоторые главы книги содержат задания, которые рекомендуется выполнять для лучшего усвоения материала. Часть заданий выполняются по аналогии с описанными в главе действиями, часть – расширяет функциональность приложения или устраняет отдельные недостатки. Последнее, по мнению авторов, должно активизировать творческий потенциал читателя.

При подготовке рукописи использовалась последняя на тот момент версия программы MS Access 2003, поэтому весь иллюстрационный материал соответствует именно этой версии. Однако практически все изложенное здесь применимо и к более ранним версиям (вплоть до MS Access 7), поскольку данная книга является, по существу, изложением опыта преподавания MS Access, накопленного авторами в течение нескольких последних лет. В связи с этим следует отметить, что в каждой версии программы, начиная с 2000, имеется возможность преобразования созданного приложения к предыдущей версии. В то же время при открытии приложения, созданного в более ранней версии, в программе следующей версии возможно либо ее автоматическое преобразование к текущей версии, либо открытие ее для работы без преобразования. Такая совместимость весьма полезна, т.к. продлевает жизненный цикл приложений, которые не устаревают сразу же с выходом каждой новой версией продукта.

Поскольку в реляционных системах взаимодействие с базами данных осуществляется с помощью языка SQL, мы сочли необходимым поместить в эту книгу материал, относящийся к языку манипуляции данными (SQL DML) и показать, как этот язык может использоваться в Access при разработке приложения.