Глава 5. Разработка более сложной формы (прием товаров)

В этой главе мы рассмотрим технологию создания более сложных форм на примере формы, предназначенной для оформления приема товаров. В качестве источника данных воспользуемся таблицей Товары. При этом:

Создадим сначала форму, взяв в качестве источника данных таблицу Товары. При этом можно воспользоваться Мастером форм. Выберем все поля таблицы кроме поля Код_товара, которое имеет тип данных счетчик; при добавлении новой записи уникальное значение в этом поле определяется автоматически и не несет никакой информации. Выберем ленточный тип для этой формы и разместим поля таким образом, как показано на рисунке. Поля Поставщик, Сотрудник, Дата_поступления перенесены в область заголовка формы, т.к. при оформлении нескольких товаров данные в этих полях будут иметь одно и то же значение для каждой строки и, следовательно, будут дублироваться, если разместить их в области данных ленточной формы. Кроме того, горизонтальную протяженность формы в этом случае можно будет уменьшить, и при работе с ней не придется выполнять прокрутку окна.

В полях, размещенных в области заголовка формы, мы будем видеть значения, относящиеся к текущей записи. Поскольку в ленточной форме одновременно отображаются все записи из источника данных, для перехода к нужной записи достаточно поместить курсор в любое поле соответствующей строки. Если область выделения записей присутствует на форме (область у левой границы формы), то текущая запись отмечается треугольником в этой области.

Как видно из вышеприведенного рисунка, поля внешних ключей таблицы Товары содержат коды соответствующих записей из таблиц Поставщик, Сотрудник и Категория товара. Пользоваться такой формой весьма неудобно, поскольку для этого нужно помнить все соответствующие коды, особенно при вводе новой информации. К счастью, в этом нет необходимости. Мы можем заменить эти поля - полями со списком, которые будут содержать текстовую информацию из соответствующих таблиц (например, ФИО_поставщика из таблицы Поставщик). Между тем, при выборе элемента списка в соответствующее поле таблицы Товары будет записываться нужный код. Чтобы понять, как это делается, познакомимся сначала с элементом управления Поле со списком, и рассмотрим его основные свойства на примере одного из полей нашей формы.

Нам нужно вместо трех вышеуказанных полей поместить на форму поля со списком. Для этого нет необходимости удалять старые элементы управления и помещать на форму другие новые. В MS Access есть возможность преобразования элементов. Для этого следует выполнить соответствующую команду из подменю Преобразовать элемент в. Это подменю можно найти в меню Формат или в контекстном меню. Естественно, можно преобразовывать элементы друг в друга только в том случае, если они совместимы по типам; в частности, можно преобразовать поле в надпись, список или поле со списком, но нельзя его преобразовать в изображение или переключатель.

Поле со списком

Этот элемент управления представляет ниспадающий список с текстовым полем . При выборе элемента из списка, последний попадает в текстовое поле, а список сворачивается и занимает на форме столько же места, что и поле. Текстовое поле позволяет редактировать выведенный в него текст, а также автоматически подставлять элементы из списка по мере ввода символов с клавиатуры, которые совпадают с первыми символами элемента списка.

Рассмотрим основные свойства поля со списком, взяв для примера элемент управления Поставщик_, используемый для выбора поставщика из списка на форме приема товаров. На рисунке изображено Окно свойств, в котором выбрана вкладка Все. На этой вкладке перечислены все без исключения свойства выделенного элемента управления формы.

Свойство Данные указывает, какие данные выводятся в элементе управления. В нашем случае выводятся данные из поля Поставщик таблицы Товары, являющейся источником данных рассматриваемой формы.

Свойство Тип источника строк указывает тип источника строк, в то время сам источник строк задается ниже следующим свойством Источник строк. Возможными вариантами типов, которые выбираются из списка, являются: Таблица/запрос, Список значений и Список полей.

Значения свойства Источник строк, в зависимости от значения свойства Тип источника строк, перечислены ниже в таблице.

В нашем случае источником строк следует выбрать таблицу Поставщик, содержащую необходимую информацию в полях Код_поставщика и ФИО_поставщика.

Свойством Число столбцов задается число столбцов списка. В нашем случае это 2 - первые два поля из таблицы Поставщик, которыми как раз и являются Код_поставщика и ФИО_поставщика. Значения из первого поля нужны нам для связи с таблицей Товары, поскольку при выборе элемента списка именно код поставщика должен записываться в соответствующее поле этой таблицы.

Свойство Присоединенный столбец определяет, значение какого столбца становится значением элемента управления при выборе строки из сформированного списка. Если элемент управления присоединен к полю источника записей для формы (т.е. в качестве свойства Данные для этого элемента указано имя поля источника записей), то значение столбца, указанного в свойстве Присоединенный столбец, будет при выборе строки списка заноситься в поле, указанное в качестве значения свойства Данные. Таким образом, при выборе элемента списка в поле Поставщик будет заноситься значение из первого столбца списка, т.е. значение кода поставщика, что и требуется.

Свойство Ширина столбцов задает ширину каждого столбца в сантиметрах; значения в этом поле перечисляются через точку с запятой. Если не указать ширину столбца, то она будет приниматься по умолчанию, например, если вообще оставить это поле пустым, ширина каждого столбца будет одинаковой и в сумме равняться ширине списка. Важным является нулевое значение ширины столбца, которое делает столбец невидимым на экране. Поскольку при выборе элемента из списка существенным при оформлении приема товаров является только имя поставщика, поле кода поставщика делается невидимым. В результате мы будем выбирать поставщика по имени, а в таблицу Товары будет заноситься его код, хотя этот столбец и не выводится на экран.

Свойство Ограничиться списком может иметь одно из двух значений: Да, Нет. Если это свойство установить в значение Да, то ввести в текстовое поле элемента управления можно будет только одно из значений, имеющихся в списке; нарушение этого условия приведет к ошибке с появлением соответствующего сообщения. Если значением свойства является Нет (принимается по умолчанию), то ввести в это поле можно любое значение, имеющее тот же тип данных, что и элементы списка.

Наконец, свойство Автоподстановка (допустимые значения свойства - Да/Нет) определяет, должен ли выполняться автоматический ввод в текстовое поле значения из списка, совпадающего по первым символам с символами, вводимыми в это поле с клавиатуры.

При более внимательном анализе и практической работе с формой Прием товаров становятся очевидными следующие недостатки:

Устранение этих недостатков должно сделать работу с формой более удобной. Ниже мы покажем, как это сделать и обсудим используемые для этого средства.

Сначала обеспечим маски ввода для полей на форме, содержащих дату приема и срок реализации. Для этого можно выделить сразу оба поля, чтобы задать одну и ту же маску для обоих полей. Затем на вкладке данные в окне свойств выберем поле Маска ввода и нажмем кнопку построителя , после чего выберем краткий формат даты и нажмем кнопку Готово.

Чтобы устранить другие недостатки разрабатываемой формы, имеющихся средств оказывается недостаточно, поэтому нам понадобится незначительное программирование.

Понятие событийной процедуры

Событийная процедура представляет собой последовательность операций, которая выполняется при наступлении некоторого события. Таким событием может быть, например, щелчок кнопкой мыши. События могут генерироваться пользователем (щелчок, протяжка, нажатие клавиши на клавиатуре), системой (события таймера) или сигналами, поступившими от внешних устройств. Таким образом, мы можем определить некоторые действия, которые будут выполняться всякий раз, когда будет происходить то или иное событие. Эти действия в MS Access должны записываться на языке VBA (Visual Basic For Applications) непосредственным вводом с клавиатуры или с помощью мастеров, реализующих наиболее характерные операции при работе с базами данных.

Мы уже, кстати говоря, написали одну событийную процедуру при помощи мастера, когда поместили кнопку Выход на форму Категории товара. Здесь мы рассмотрим процесс создания событийной процедуры «вручную» на примере использования кнопки Вставить текущую дату, которая будет обеспечивать вставку текущей даты в поле даты приема.

Мастер кнопки здесь ничем не сможет нам помочь, поскольку такая специфическая задача не попадает в круг его возможностей. Поэтому следует либо отключить кнопку Мастера на панели элементов перед выбором кнопки, либо сразу после запуска Мастера нажать кнопку Отмена. Теперь выделим созданную кнопку и в окне свойств перейдем на вкладку События. Нужное нам событие называется Нажатие кнопки. Это событие наступает, когда мы щелкаем мышью по элементу управления Кнопка. Из списка в этом поле свойства можно выбрать один из макросов, имеющихся в базе данных, или строку Процедура обработки событий. Макросы – это объекты базы данных, представляющие собой комбинацию макрокоманд, каждая из которых выполняет предопределенное действие. Таких макрокоманд в MS Access имеется несколько десятков; они выполняют наиболее характерные для работы с базами данных действия.

Процедура обработки событий означает, что обработка события будет выполняться кодом VBA. Чтобы попасть в редактор VBA, нужно нажать расположенную справа кнопку

Окно редактора кодов уже будет содержать заголовок и окончание событийной процедуры. Операторы, описывающие действия, которые должны выполняться в ответ на событие (в нашем примере - нажатие кнопки), записываются между этими двумя строками. Как правило, каждый оператор записывается на отдельной строке, строки же выполняются последовательно. Заголовок процедуры, помимо служебных слов Private Sub (что означает локальная процедура) включает имя процедуры, которое формируется автоматически.

Если мы захотим написать другую событийную процедуру для текущей формы, можно закрыть окно редактора и повторить операцию. Однако в этом нет необходимости. Чтобы перейти к другому элементу управления текущей формы, достаточно в левом списке ниже заголовка окна кодов выбрать имя этого элемента управления; а чтобы обработать другое событие, нужно в правом списке выбрать название этого события.

Вернемся к нашей событийной процедуре нажатия кнопки. Фактически нам нужно записать один оператор – оператор присваивания, который можно записать следующим образом

Здесь в левой части оператора присваивания стоит имя поля (формы! Не путать с именем столбца в таблице) Дата_поступления, служащее для ввода и отображения соответствующей информации. В правой части оператора присваивания используется встроенная функция Date, которая возвращает системную дату. В результате выполнения этого оператора в поле Дата_поступления будет занесена системная (текущая) дата. Напомним, что сохранение записи происходит автоматически при переходе к другой записи. Поэтому указанный оператор пока только изменил содержимое поля на форме, но не в источнике данных. Об этом говорит значок карандаша в области выделения формы, который сменяется на треугольник после сохранения записи. Чтобы принудительно сохранить запись, нужно выполнить команду Записи\Сохранить запись. Если изменение сделано ошибочно, то до сохранения записи можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить сделанное изменение содержимого элемента управления.

Однако,мы не ограничились одной этой строкой. Причина состоит в том, что эта событийная процедура будет менять любую имеющуюся дату на системную. Это может стать причиной ошибки при случайном нажатии на кнопку. Поэтому поступим следующим образом. Будем вводить в поле даты приема системную дату только в том случае, если мы добавляем новую запись, т.е. тогда, когда это поле пусто. В языке VBA есть встроенная функция IsNull, которая возвращает значение Истина (True), если ее аргумент содержит значение Null – отсутствие информации в элементе управления или отсутствие значения переменной. Поэтому мы сначала проверяем, заполнено ли поле даты приема на форме и, в случае, если нет, заносим в него системную дату.

Ссылаться в коде можно на элементы управления любых форм, которые открыты в момент выполнения кода. Если не указать, на какой форме находится элемент управления, то будет предполагаться, что он относится к той форме, в которой выполняется событийная процедура (текущая форма). Если на текущей форме не будет обнаружен элемент управления, на который есть ссылка в коде событийной процедуры, то возникнет ошибка. В том случае, если нужно обратиться к элементу управления на другой форме, то нужно указать имя этой формы, Для этого может использоваться следующий синтаксис:

Если элементы управления, находящиеся на разных формах, имеют одинаковые имена (а это допускается), то для обращения к элементу управления на текущей форме может использоваться служебное слово Me (но это не обязательно, поскольку, как было сказано выше, обращение к текущей форме происходит по умолчанию, если явно не указана другая форма), что облегчает чтение кода:

Поскольку наша событийная процедура будет исполняться только при нажатии кнопки на форме Прием товаров, данная форма и будет текущей в момент выполнения процедуры.

Перейдем к определению розничной цены. Здесь нам потребуется не только кнопка, но и поле, в которое мы будем вводить значение наценки, используемой при расчете розничной цены. Поэтому разместим на форме поле, которое назовем Наценка, а также при включенной кнопке Мастера на панели элементов поместим на форму кнопку с именем Определить розн.цену. В качестве действия, выполняемого при нажатии кнопки (событие щелчка выбирается по умолчанию для нажимной кнопки), можно выбрать сохранение записи. Т.е. при нажатии данной кнопки будет сохраняться текущая запись. Строка сохранения записи, записанная мастером выглядит так

Фактически здесь указывается, какую команду меню выполнить. К слову, аналогичным образом мы можем выполнять программно любые команды из меню Access.

Выполним расчет розничной цены в соответствии с торговой наценкой, которая может варьироваться. Для торговой наценки используется свободное поле, т.е. поле, которое не связано ни с одним из полей источника данных. В это поле мы будем вводить наценку, а при нажатии кнопки Определить розн.цену будет определяться (и записываться в соответствующее поле) розничная цена единицы товара, определяемого текущей записью на форме. Код событийной процедуры содержит лишь один оператор присваивания:

Удобно вводить наценку в процентах; именно поэтому она делится на 100 в вышеприведенной формуле. Вычисление выполняется следующим образом. Сначала вычисляется выражение в круглых скобках, после чего полученный коэффициент умножается (символ «*») на значение оптовой цены товара (поле на форме - = Цена_опт) для текущей записи. Наконец, результат заносится в поле Цена_розн для той же текущей записи. Следует иметь это в виду, нажимая на кнопку.

Теперь, если написать вышеприведенный оператор перед оператором сохранения, то после изменения розничной цены соответствующие изменения текущей записи будут автоматически сохраняться.

Чтобы нельзя было ввести в поле Наценка нечислового значения, выберем значение Фиксированный в свойстве Формат поля для этого элемента управления (вкладка Макет).

Добавим в событийную процедуру для кнопки Определить розн.цену проверку условия (наценка > 0), чтобы нельзя было назначить розничную цену меньше оптовой. При нарушении этого условия будет появляться сообщение об ошибке, которое выводит встроенная процедура MsgBox, использующая в качестве параметра текст сообщения. В результате все тело процедуры примет вид

Как правило, есть некоторое фиксированное значение наценки, которое применяется для большинства товаров. Поэтому будет естественным, если это значение будет автоматически вводиться в поле Наценка на форме. Для этого мы воспользуемся событием загрузки формы.

Краткая справка

Использование вычисляемого поля на форме продемонстрируем на примере расчета предполагаемой прибыли, которая представляет собой просуммированную для всех товаров разность между розничной и оптовой ценой. Оптовая стоимость всей партии одного (текущего) товара представляется формулой

Розничную стоимость мы получим, если в приведенной выше формуле заменим поле Цена_опт на поле Цена_розн. Встроенная статистическая функция Sum вычисляет суммарное значение для всех записей источника данных. Поэтому, если мы разместим в области заголовка или примечания формы вычисляемое поле с формулой

При оформлении каждой очередной поставки с помощью формы Прием товаров для каждого наименования товара приходится выбирать из соответствующих списков сотрудника, поставщика и категорию товара. При оформлении большой партии товара это отнимет много времени. Было бы удобно при добавлении новой записи автоматически заполнять эти поля. При этом должна использоваться информация из перечисленных полей, введенная в предыдущей записи.

Для решения этой задачи нам потребуются две событийные процедуры формы: Текущая запись и После вставки. Первое из указанных событий наступает при смене текущей записи, а второе - после добавления новой записи в базу данных. Следовательно, процедуру После вставки можно использовать для сохранения во вспомогательных переменных значений, характеризующих выбранные элементы списка, а процедуру Текущая запись - для заполнения соответствующих полей значениями из этих вспомогательных переменных. Нужно лишь избежать изменения информации

Поскольку значения вспомогательных переменных используются в двух различных процедурах, их следует описать в разделе Описания (Declarations) в Общей области (Ganeral) модуля формы.

Краткая справка

Итак, мы описали три переменных Пост, Сотр и Катег, которые будут использованы для хранения текущих значений списков. Переименуем списки таким образом, чтобы не путать их имена с именами полей источника записей. Используя свойство Имя на вкладке Другие, назовем эти списки Поставщик_, Сотрудник_ и Категория_ соответственно. Воспользуемся теперь событийной процедурой После вставки, чтобы сохранить значения этих полей при добавлении новой записи.

Теперь воспользуемся событием Текущая запись, чтобы автоматически вводить в списки сохраненные значения. Однако это следует делать только при переходе к новой записи, поэтому сначала проверим, что эта запись – новая. Есть несколько способов такой проверки. Наша проверка состоит в том, что значения всех трех нужных нам элементов управления являются нулевыми. Дело в том, что при добавлении новой записи в таблицу Товары по умолчанию используются нулевые значения для полей Поставщик, Сотрудник и Категория_товара, связанных с рассматриваемыми элементами управления на форме. В результате получим следующую процедуру

Последний отмеченный выше недостаток, связанный с непреднамеренным ошибочным выбором элемента списка для имеющейся записи, можно устранить, если открывать форму Прием товаров в разных режимах: в режиме редактирования, в режиме просмотра или в режиме добавления новых записей. Рассмотрим этот вопрос позже при создании главной формы, которая и будет служить нам для управления работой всего приложения (глава 10).

Сделаем небольшое отступление, чтобы познакомиться с некоторыми важными средствами MS Access, которые на этом этапе разработки приложения уже могут оказаться полезными.

Сжатие базы данных

Эта утилита позволяет значительно уменьшить размер .mdb файла. В силу специфичной структуры файла базы данных, его размер значительно увеличивается в процессе работы над созданием приложения. Увеличение в несколько раз не является здесь чем-то исключительным, особенно при конструировании форм, отчетов и других объектов базы данных. Кроме того, работа с данными приводит к увеличению размера файла. Это связано с тем, что при удалении и добавлении записей дисковые страницы (блоки) оказываются сильно фрагментированными, и их количество может быть уменьшено при устранении свободного пространства на страницах. Помимо экономии объема внешней памяти, процедура сжатия будет способствовать повышению быстродействия системы, т.к. при уменьшении числа дисковых страниц, занимаемых данными, будет уменьшаться и число обращений к диску для поиска нужных данных при выполнении запросов. Поэтому рекомендуется периодически выполнять сжатие базы данных.

Заметим, что сжатие базы данных имеет мало общего с программами-архиваторами типа WinZip или WinRar. При использовании последних файл записывается в одном из сжатых форматов, что не позволяет работать с ним непосредственно с помощью приложения, в котором файл создавался. Таким образом, чтобы продолжить работу со сжатым файлом, нужно предварительно выполнить операцию извлечения из архива. Сжатие же базы данных по существу лишь устраняет фрагментацию страниц за счет более компактного размещения записей, оставляя файл в рабочем состоянии.

Чтобы выполнить сжатие текущего файла базы данных, нужно выполнить команду Сервис\Служебные программы\Сжать и восстановить базу данных... . При этом файл .mdb будет перезаписан под тем же именем.

Чтобы сжать базу данных в файл с другим именем или в файл, который не является текущей базой данных, необходимо закрыть базу данных, не выходя из программы Access, и выполнить ту же команду. Закрыть базу данных можно с помощью команды Файл\Закрыть или же простым закрытием окна базы данных. Однако теперь при выполнении команды сжатия нужно будет сначала указать (выбрать в диалоговом окне), какой файл требуется сжать, а затем ввести имя, под которым будет сохранен сжатый файл. Если при этом выбрать имя существующего файла, то он будет заменен сжатым файлом после подтверждения выполнения операции.

Восстановление базы данных

Нередки ситуации, когда файл базы данных оказывается поврежденным. В этом случае вы либо не можете его открыть, либо база данных будет вести себя непонятным образом, например, ошибка будет возникать там, где ее никогда не было. Повреждение базы данных порой может произойти без видимых причин в результате программных или аппаратных ошибок.

В некоторых случаях Microsoft Access определяет, что база данных повреждена, при попытке открыть, закодировать или раскодировать ее, и предоставляет пользователю возможность восстановить базу данных. В остальных случаях операцию восстановления следует проделать самостоятельно.

В ранних версиях до Access 2000 имелось две разных команды - Сжать базу данных и Восстановить базу данных. Теперь эти две операции выполняются одной командой Сжать и восстановить базу данных.... Поэтому для восстановления базы данных следует проделать процедуру, аналогичную процедуре сжатия, описанной выше.